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公司员工档案管理规定

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  • 发布日期:2018.10.20

【正文】

公司员工档案管理规定

一、目的

为加强公司员工档案规范化管理,保护公司及员工个人信息,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工。

三、员工档案内容

1.书面员工档案

1)入职资料

1.1应聘登记表原件:除员工本身不具备的信息外,应聘登记表应填写完整并贴有员工本人1寸彩色照片,最终由员工本人签字确认。

1.2身份证复印件:办理入职手续时应核实原件,确保员工提供的是本人身份证,保存正反面复印件1份。

1.3学历学位证复印件:大专以下学历者,提供最高学历证书复印件1份;大专及以上学历者,必须提供学历证明且在办理入职手续时应核实原件,确保新员工提供的是本人学历学位证书,必要时进行真伪验证,核实后保存1份复印件;若无法提供学历证明,需提供有效的资料证明其学历。

1.4 劳动合同原件:劳动合同应符合签订标准,经员工本人签字,公司盖章(公章或合同章)后方可归档。

1.5 离职证明:新员工应提供最后一份工作的《离职证明》或《终止(解除)劳动关系证明》,若最后一份工作已离职超过一年且原单位无法给予提供离职证明的,经人力行政部核实无误后(如背景调查)可与公司签订《离职声明书》。

1.6 敏感性岗位(如采购、财务、审计及其他方式明确界定为特殊岗位的)和重要性岗位(副经理级含以上的岗位)的新员工,办理入职手续时,应签订《廉洁承诺书》归档。

1.7 员工体检报告:需近三个月内的体检报告,必检项目包括:一般检查(内科、外科、五官科)、血常规、心电图、肝功能。

1.8 员工手册承诺函、内部门户账号签收函。

1.9 职称、职业资格证书复印件1份。

1.10 本市居民就业失业登记证原件1份(本地户口)。

2) 人事变动资料

1.1 员工转正单据:线下流程需保存复印件(不含薪酬薪资),线上流程无需打印存档。

1.2 员工异动单据:线下流程保存复印件(不含薪酬信息),线上流程最终审批通过后由员工本人签字归档。

1.3 员工奖惩单据:奖惩单据应有员工本人或相关证明人的签字原件方可归档。

1.4 绩效考核单据:根据公司绩效管理制度产生的各种员工绩效考核单据通过最终审批后,原件归入员工个人档案。

1.5 其他与员工本人有关的各项人事事件单据都应存入个人档案。

1.6 因岗位变动,调整后属敏感性或重要性岗位的,应签订《廉洁承诺书》。

3) 离职必存资料

1.1 线下流程需有通过最终审批的离职申请表。

1.2 《离职证明》或《终止(解除)劳动关系证明》:内容必须包含员工在该单位的入离职日期、离职原因和离职前担任的岗位名称等。

1.3 离职交接清单:离职交接清单流程走完后,由员工最终签字确认后归档。

1.4 所有归档的各种涉及风险的单据、证件等资料必须存有员工本人签字的原件。

2. 电子员工档案

1)员工档案录入系统:根据门户系统字段,详细记录员工提供的全部信息。

2)实时维护人事变动信息,确保所有人员信息的准确性。

3)照片:1寸白底彩色照片。

4)从系统导出员工档案应加密管理。

四、档案标签及排序

1. 在
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